Assistent/in – Customer Happiness & Operations (m/w/d)
Brainhance ist eine Schweizer Plattform für die KI-gestützte Verarbeitung von Steuerdokumenten, eingesetzt von Treuhand-Firmen. Mit wachsender Kundenzahl brauchen wir eine Person, die unseren Kundinnen und Kunden ein erstklassiges Erlebnis verschafft und im Hintergrund die operativen Fäden zusammenhält.
In dieser Rolle bist du die erste Ansprechperson für unsere Kunden und gleichzeitig die organisatorische Drehscheibe zwischen Support, Customer Success, Produkt und Administration. Du sorgst dafür, dass nichts liegen bleibt – von der Support-Anfrage über das Onboarding neuer Mandate bis zur sauberen Rechnungsstellung.
Das erwartet dich
Customer Happiness / Support
- Ticket-Handling (Eingang, Bearbeitung, Nachverfolgung)
- Kundenkommunikation telefonisch
- Kundenkommunikation textbasiert (E-Mail/Chat)
- Telefon-Service / erste Anlaufstelle
Customer Success / Onboarding
- Onboarding neuer Treuhand-Kunden (Account-Setup, Erstkonfiguration)
- Walkthroughs / Schulung neuer Mandate
- Proaktive Betreuung / Check-ins
- Nutzungs-Monitoring & Churn-Signale erkennen
- Termin- & Demo-Koordination
CRM / HubSpot
- Datenpflege & CRM-Hygiene
- Deals / Pipeline aktuell halten
- Kontakte anreichern, Dubletten bereinigen
- Reports ziehen
Files & Testing
- Files aufbereiten (z. B. Steuerdaten als Testdaten für Tools)
- Manuelles Testing / QA (OCR & Klassifizierung, Edge-Cases)
- Fehler reproduzieren und dokumentieren
- Bug- & Feature-Requests sammeln und als GitHub Issues weitergeben
Dokumentation / Knowledge-Base
- Interne Dokumentation pflegen
- Help-Center / FAQ erstellen und aktuell halten
- Anleitungen, Screenshots, kurze Tutorials
Buchhaltung
- Rechnungsstellung
- Zahlungseingänge abgleichen
- Mahnwesen / Zahlungserinnerungen
- Offene Posten überwachen
Feedback
- NPS / Umfragen versenden und auswerten
Optional (je nach Profil)
- Light SDR / Sales-Support (Leadqualifizierung, Erstkontakt)
- Social Media / LinkedIn (Posts planen & veröffentlichen)
Was du mitbringst
Muss-Anforderungen
- Deutsch verhandlungssicher (zwingend für die Kommunikation mit Schweizer Treuhand-Kunden)
- Ausgeprägte Kommunikationsstärke – schriftlich wie telefonisch
- Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
- Affinität für digitale Tools (CRM, Help-Center, einfache Office-/SaaS-Anwendungen)
- Sorgfalt und Diskretion im Umgang mit sensiblen Finanz- und Personendaten
- Service-Mindset: echte Freude daran, Kundinnen und Kunden weiterzuhelfen
Wünschenswert (Soll/Kann)
- Erfahrung im Kundenservice, Customer Success, Recruiting oder Support
- Kenntnisse in HubSpot oder einem vergleichbaren CRM
- Grundverständnis von Buchhaltung / Rechnungsstellung
- Erste Erfahrung mit Testing/QA oder dem Erstellen von Dokumentationen
- Französisch- und/oder Italienischkenntnisse (Romandie / Tessin)
- Branchennähe zu Treuhand, Fintech oder SaaS
Persönliche Eigenschaften
- Organisationstalent, das auch bei vielen parallelen Themen den Überblick behält
- Empathie und ein gutes Gespür für Menschen
- Hands-on-Mentalität und „Get-it-done"-Einstellung, passend zum Startup-Umfeld
- Lernbereitschaft und Neugier, sich in neue Tools und Themen einzuarbeiten
- Verlässlichkeit und Verbindlichkeit gegenüber Kunden und Team
Deine Vorteile bei Brainhance
Echte Verantwortung und Gestaltungsspielraum ab Tag 1
Sinnstiftende Arbeit an einem Schweizer Produkt mit hohem Datenschutz-Anspruch
Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und ein eingespieltes Team
Flexible Arbeit mit Pensum nach Absprache
Vielseitige Rolle mit Entwicklungsperspektive (Customer Success, Operations, Sales)
- Anstellungsart: Festanstellung (Teilzeit / Vollzeit nach Absprache)
- Pensum: 60–100 %
- Standort: Schweiz
- Eintritt: nach Vereinbarung
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